Microsoft Teams Compliance Recording: das unverzichtbare Tool

Sind sie ein Unternehmen, das sich im Dickicht komplexer Vorschriften zurechtfinden muss? Microsoft Teams Compliance Recording unterstützt sie dabei, ganz gleich, ob Sie im Finanz-, Gesundheitswesen oder in einer anderen Branche mit strengen Compliance-Standards tätig sind. Das Tool erleichtert Ihnen die Erfassung, Speicherung und Analyse von MS  Teams-Kommunikationen und hilft, die Einhaltung von Branchenvorschriften sowie den Schutz Ihres guten Rufs zu gewährleisten. Dieser Blogbeitrag bietet einen kurzen Überblick der wichtigsten Faktoren. 

Inhalt

• Was versteht man unter Compliance Recording?
• Was ist Microsoft Teams Compliance Recording? 
• So funktioniert Microsoft Teams Compliance Recording   
• Einrichten von Microsoft Teams Compliance Recording 
• Verwaltung der Compliance-Aufzeichnung in Microsoft Teams 
• Speichern und Abrufen von Microsoft Teams Compliance Recordings 
• Best Practices für die Compliance-Aufzeichnung in Microsoft Teams 
• Beheben häufiger Probleme mit Microsoft Teams Compliance Recording 
• Integration von Microsoft Teams Compliance Recording in andere Systeme 
• Die Zukunft von Microsoft Teams Compliance Recording
• Fazit 

• Sind Sie bereit, Compliance Recording für MS Teams auszuprobieren?

Was versteht man unter Compliance Recording? 

Um Microsoft Teams Compliance Recording zu verstehen, ist es wichtig, genau zu wissen, was Compliance Recording beinhaltet. In Kürze: Compliance Recording bezeichnet den Prozess der Erfassung und Speicherung von Audio-, Video- und schriftlicher Kommunikation für rechtliche oder behördliche Zwecke. Dadurch wird sichergestellt, dass Unternehmen Branchenstandards einhalten, Streitigkeiten vermeiden und Transparenz gewährleisten. 

Was ist Microsoft Teams Compliance Recording? 

Microsoft Teams Compliance Recording ist eine richtlinienbasierte, nativ integrierte Lösung, die alle Ihre Interaktionen in MS Teams erfasst, speichert und durchsucht, darunter Sprachanrufe, Videokonferenzen, Dateifreigaben, Bildschirmfreigaben und Chats. Dies erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und stellt sicher, dass alle Mitteilungen ordnungsgemäss aufgezeichnet und gespeichert werden. Um zu gewährleisten, dass Sie die Datenschutz- und Sicherheitsstandards einhalten, sollten Sie eine von Microsoft zertifizierte Recording-Lösung wie Luware Recording in Betracht ziehen. 

So funktioniert Microsoft Teams Compliance Recording   

Microsoft bietet keine eigenständige Softwarelösung für Compliance Recording an. Stattdessen wurde ein Partner-Ökosystem entwickelt, um diese Funktion zu ermöglichen. Durch die Anwendung der Teams-Compliance-Richtlinien auf bestimmte User oder Gruppen innerhalb eines Unternehmens können Sie Anrufe, Meetings, Chats und Bildschirmfreigaben aufzeichnen, ohne dass zusätzliche Software auf den Geräten der User installiert werden muss. Diese Richtlinien nutzen API-Integrationen, um Daten direkt aus dem Backend von Microsoft Teams zu erfassen und zu speichern. 

Vorteile der Verwendung von Microsoft Teams Compliance Recording 

Microsoft Teams Compliance Recording bietet mehrere entscheidende Vorteile: 

• Einhaltung von Vorschriften: Stellen Sie sicher, dass Branchenstandards wie DSGVO, der Dodd-Frank-Act und die Richtlinie MiFID II eingehalten werden, indem Sie alle relevanten Kommunikationen auf der Grundlage der rechtlichen Anforderungen aller User erfassen und speichern. 
• Umfassende Abdeckung: Erfassen Sie Interaktionen über verschiedene Kommunikationskanäle hinweg, darunter Sprachanrufe, Videokonferenzen, Chats und Bildschirmfreigaben. 
• Compliance-Funktionen: Profitieren Sie von erweiterten Funktionen: 
  
  
  • Richtlinien zur Datenspeicherung für unterschiedliche rechtliche Anforderungen 
  • Rechtliche Aufbewahrungspflicht, um das Löschen von Daten zu verhindern 
  • Speicherung von Daten in lokalen Zuständigkeitsbereichen, um regionale Anforderungen zu erfüllen 
  • Verschlüsselung und Signierung von Aufzeichnungen, um den Datenschutz zu gewährleisten und unbefugte Änderungen zu verhindern  
  • Rollenbasierte Zugriffskontrolle und vollständige Prüfhistorie der Compliance-Aufzeichnungen 

     

Hauptmerkmale von Microsoft Teams Compliance Recording

• Einheitliche, risikobasierte Aufzeichnung: Sorgen Sie für eine umfassende Abdeckung mit Microsoft-zertifizierten Aufzeichnungslösungen, die Interaktionen über alle Kommunikationskanäle hinweg erfassen. 

• Erweiterte Suche und Analyse: Einfache Suche, Wiedergabe und Analyse aufgezeichneter Interaktionen zur Identifizierung von Trends, zur Klärung von Compliance-Fragen und zur Unterstützung rechtlicher Untersuchungen. 

• Fortlaufende Chat-Erfassung: Erfassen und speichern Sie die fortlaufenden Chat-Nachrichten für eine vollständige Aufzeichnung von Teamgesprächen. 

• Bedingte Aufzeichnung: Definieren Sie bestimmte Regeln für die Aufzeichnung auf der Grundlage von Benutzerrollen, Abteilungen oder anderen Kriterien, um eine gezielte Erfassung relevanter Interaktionen sicherzustellen.

Diese Liste basiert auf Luware Recording. Die verfügbaren spezifischen Funktionen können je nach der von Ihnen gewählten Compliance-Aufzeichnungslösung eines Drittanbieters variieren. Wenn Sie eine detailliertere Übersicht über die wichtigsten Funktionen der Compliance-Aufzeichnung wünschen, lesen Sie diesen Blogbeitrag. 

Einrichten von Microsoft Teams Compliance Recording 

Das Einrichten von Microsoft Teams Compliance Recording ist unkompliziert, doch es gibt einige wichtige Überlegungen, die für eine optimale Konfiguration zu beachten sind. 

Lizenzanforderungen für Microsoft Teams Compliance Recording 

• A3 
• A5 
• E3 
• E5 
• Business Premium 

Hinweis: Für die Chat-Erfassung benötigen User zusätzlich die zugewiesene Lizenz Microsoft Data Loss Prevention. Detaillierte Informationen zur Lizenzierung finden Sie in der Dokumentation von Microsoft: 

Akzeptieren der Anforderungen für die Aufzeichnungsanwendung  

Damit eine Azure-Bot-Anwendung an Anrufen oder Besprechungen von Usern teilnehmen kann, muss zunächst eine Azure-Anwendung erstellt werden oder, falls ein Drittanbieter beteiligt ist, müssen die Berechtigungen akzeptiert werden. Mit diesen Berechtigungen kann der Bot die Metadaten und den Medienstream direkt aus dem Microsoft Teams-Backend erfassen.  

Konfiguration der Aufzeichnungslösung 

Die Aufzeichnungssoftware des Drittanbieters muss so konfiguriert werden, dass sie Aufzeichnungen durch die konfigurierte Azure-Bot-Anwendung akzeptiert. Dadurch werden die Aufzeichnungen erfasst und die Compliance-Funktionen wie Suche und Wiedergabe, rollenbasierte Zugriffskontrolle und Richtlinien zur Datenaufbewahrung bereitgestellt.  

Konfiguration und Zuweisung der Microsoft Teams-Compliance-Richtlinie 

Als Nächstes müssen Sie eine Compliance-Richtlinie konfigurieren und sie den einzelnen Usern oder Benutzergruppen, die erfasst werden müssen, zuweisen. Auf diese Weise können Sie Compliance-Regeln wie «Fail-Close» durchsetzen, die die Kommunikation im Falle eines Aufzeichnungsfehlers verhindern, und Redundanzen wie die 2N-Aufzeichnung konfigurieren, die den Datenverkehr auf zwei separate regionale Aufzeichnungsgeräte dupliziert, um die Verfügbarkeit und finanzielle Compliance auf der Grundlage der spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens sicherzustellen. 

Verwaltung der Compliance-Aufzeichnung in Microsoft Teams 

Die Verwaltung der Compliance-Aufzeichnung in Microsoft Teams ist ein fortlaufender Prozess, der jedoch nicht kompliziert sein muss. Hier eine kurze Zusammenfassung:  

Überprüfung und Audit der Richtlinien für die Compliance-Aufzeichnung 

Die Richtlinien zur Compliance-Aufzeichnung werden in der Regel Azure Entra-Sicherheitsgruppen zugewiesen, um die Kommunikation aller User, die Mitglied einer solchen Gruppe sind, zu erfassen. Die Zuweisung von Richtlinien und die Mitgliedschaft von Usern sollte regelmässig überprüft werden, damit keine Compliance-Lücken entstehen. Die meisten Aufzeichnungslösungen von Drittanbietern synchronisieren ein und dieselbe Azure Entra-Gruppe, um die Synchronisierung mit dem Aufzeichnungssystem zu ermöglichen.

Ändern oder Hinzufügen neuer Aufzeichnungsrichtlinien 

Viele Kunden verwenden dieselbe Microsoft Teams-Compliance-Richtlinie für viele Sicherheitsgruppen. Das Ändern oder Hinzufügen neuer Aufzeichnungsrichtlinien ist unkompliziert und erfordert nur grundlegende Kenntnisse von PowerShell. Es können zusätzliche Richtlinien oder Änderungen erforderlich sein, um Anpassungen wie Ansageeinstellungen und Fail-Close zu ermöglichen. Der Grossteil der Konfiguration wird jedoch von der Drittanbieter-Aufzeichnungslösung übernommen.  

Speichern und Abrufen von Microsoft Teams Compliance Recordings 

Wenn Unternehmen die verschiedenen Aspekte im Zusammenhang mit Speicherung und Zugriff verstehen, können sie sicherstellen, dass ihre Compliance-Aufzeichnungen effizient sind und im Einklang mit den relevanten Vorschriften stehen.

• Speicherung in der Cloud: Sie können Aufzeichnungen sicher in einer Cloud-basierten Lösung speichern, die von Ihrem Anbieter für Compliance-Aufzeichnungen bereitgestellt oder von Ihnen selbst gehostet wird.  
• Unternehmensarchiv: Sie können Aufzeichnungen in Ihrem eigenen Unternehmensarchiv speichern und zentral verwalten. 

Archivierung und Aufbewahrung von Compliance-Aufzeichnungen

Die Aufzeichnungen werden sicher gespeichert und in Übereinstimmung mit den Branchenvorschriften und gesetzlichen Anforderungen für die gewählte Speicheroption so lange aufbewahrt, wie es erforderlich ist. 

Best Practices für die Compliance-Aufzeichnung in Microsoft Teams 

Um eine optimale Compliance mit den Aufzeichnungen in MS Teams sicherzustellen, wird dringend empfohlen, die folgenden bewährten Verfahren einzuhalten. 

Wahl einer von Microsoft zertifizierten Lösung

Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, sollten Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens sorgfältig prüfen und eine von Microsoft zertifizierte Teams-Aufzeichnungslösung wie Luware Recording auswählen. Nutzen Sie die richtlinienbasierte Aufzeichnung, um nur die relevanten Interaktionen, die für Ihre regulatorischen Verpflichtungen erforderlich sind, zu erfassen.

Einhalten der Sicherheits- und Datenschutzstandards durch Drittanbieter

Wenn Ihr Drittanbieter Software als Dienstleistung bereitstellt, ist es wichtig, dass Sie überprüfen, ob er die Datenschutz- und Sicherheitsstandards einhält. Achten Sie auf Akkreditierungen wie SOC 2 Typ II und vergewissern Sie sich, dass er Ihre Verpflichtungen gemäss DORA erfüllt, wenn Sie in Europa ansässig sind.

Regelmässige Überprüfung und Aktualisierung 

Halten Sie die Richtlinien zur Compliance-Aufzeichnung auf dem neuesten Stand. Überprüfen und aktualisieren Sie sie regelmässig, da sich die gesetzlichen Anforderungen laufend ändern. Durch regelmässige Audits lassen sich notwendige Änderungen leichter erkennen. 

Beheben häufiger Probleme mit Microsoft Teams Compliance Recording 

Trotz sorgfältiger Einrichtung können technische Probleme auftreten. Hier erfahren Sie, wie Sie einige häufige Probleme, die bei Microsoft Teams Compliance Recording auftreten können, beheben.

Lösung von Kommunikationsproblemen 

Sollten nach der Aktivierung von Compliance-Richtlinien Probleme mit den Anrufaufbauzeiten auftreten, überprüfen Sie die Anforderungen von Microsoft-Firewall. Durch die Aktivierung von Compliance-Richtlinien wird der Medienfluss von Peer-to-Peer auf Fork über die Microsoft Cloud umgestellt. Die Richtlinien von Microsoft können bei der Lösung solcher Probleme eine gute Ausgangsbasis bieten.

Behebung von Problemen bei der Richtlinienzuweisung 

Probleme bei der Richtlinienzuweisung sind häufig auf Benutzerlizenzen, Richtlinienkonfigurationen und Azure-Anwendungsberechtigungen zurückzuführen. Wenn Sie diese sorgfältig überprüfen, finden Sie in der Regel schnell den Übeltäter. 

Bewältigung von Herausforderungen bei der Speicherung und Abfrage

Bei Speicher- und Abfrageproblemen sollten Sie mit Ihrem Lösungsanbieter zusammenarbeiten. Optimieren Sie Ihre Archivierungseinstellungen, überprüfen Sie die Aufbewahrungsrichtlinien und suchen Sie nach Lösungen für Probleme beim Portalzugriff. 

Integration von Microsoft Teams Compliance Recording in andere Systeme

Die Microsoft Teams Compliance-Aufzeichnung existiert nicht in einem Vakuum. Die Integration mit Ihren anderen Systemen kann Vorteile für die Kommunikationsüberwachung und die Kundenerfahrung bringen.

Integration mit eDiscovery und gesetzlichen Aufbewahrungssystemen

Integrieren Sie Ihre eDiscovery- und gesetzlichen Aufbewahrungssysteme, um den Datenabruf für rechtliche und behördliche Zwecke zu optimieren. Dies ist ein Muss für effiziente Ermittlungsverfahren.

Verbessern Sie das Kundenerlebnis mit Sprachanalyse

Viele Drittanbieter bieten Sprachanalyselösungen an, die auf den neuesten Modellen der künstlichen Intelligenz basieren. Analysieren und nutzen Sie die Sprachtranskriptionen, um die Kundenerfahrung durch gezielte Schulungen zu verbessern oder die Einhaltung von Kommunikationsrichtlinien zu kennzeichnen.

Nutzung der Microsoft Graph API für benutzerdefinierte Integrationen

Für noch mehr Integrationsmöglichkeiten können Sie die Microsoft Graph API nutzen. Erstellen Sie benutzerdefinierte Integrationen zwischen dem Aufzeichnungssystem eines Drittanbieters und Ihren anderen Unternehmenssystemen. Es erwarten Sie ein nahtloser Datenfluss und erweiterte Funktionen.

Die Zukunft von Microsoft Teams Compliance Recording

Die Nachfrage nach robusten Lösungen für die Compliance-Aufzeichnung in Microsoft Teams wird mit der zunehmenden Verbreitung von Telearbeit und digitaler Zusammenarbeit weiter steigen. Wir rechnen mit Fortschritten in den Bereichen KI-gestützte Analyse, Echtzeitüberwachung und Integration mit einer breiteren Palette von Kommunikationsmodi. Lösungen werden sich weiterentwickeln, um mit den zunehmenden regulatorischen Anforderungen und dem Bedarf an ausgefeilteren Compliance-Management-Fähigkeiten Schritt zu halten.

Fazit

Microsoft Teams Compliance Recording bietet eine optimierte Lösung zur Erfassung und Verwaltung aller Arten von MS  Teams-Kommunikation. Wenn Sie MS  Teams in Ihrem Unternehmen nutzen, ist das Tool unverzichtbar für die Einhaltung von Vorschriften.

Denken Sie daran, dass die Einrichtung der Compliance-Aufzeichnung nur der erste Schritt ist. Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie klare Richtlinien für die Verwendung der Compliance-Aufzeichnung haben und das gesamte Team weiss, was erwartet wird. Mit ein wenig Planung und regelmässigen Kontrollen sind Sie auf dem besten Weg zu einer vollständig konformen Kommunikationsstrategie.