Compliance Recording: Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Was ist Compliance Recording?

Compliance Recording ist der Prozess der Erfassung und Speicherung von Kommunikationsdaten, um Vorschriften und Gesetze einzuhalten. Speziell für Unternehmen in Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen, wie dem Finanz- und Versicherungswesen, bietet Compliance Recording eine unverzichtbare Unterstützung. Aber was genau beinhaltet Compliance Recording? Schauen wir uns das mal genauer an.

Schlüsselkomponenten von Compliance Recording

Compliance Recording umfasst mehrere Schlüsselkomponenten, darunter:

• Aufzeichnung von Anrufen

• Video- und Bildschirmaufzeichnung

• Richtlinien zur Datenaufbewahrung

Das Zusammenspiel dieser Schlüsselkomponenten gewährleistet die umfassende Aufzeichnung und Archivierung aller relevanten Geschäftskommunikationen, unabhängig vom Kommunikationskanal. Compliance Recording-Lösungen bieten Funktionen wie automatische Aufzeichnung, sichere Speicherung, intelligente Suche und Analyse. So wird die Einhaltung von Vorschriften vereinfacht und das Risiko von Compliance-Verstössen minimiert. Ein neuer Marktforschungsbericht sagt, dass der Markt für Compliance Recording von 2021 bis 2026 um 14,5% wachsen wird. Die Behörden kontrollieren immer mehr. Und Firmen müssen sich vor rechtlichen Risiken schützen.

Vorteile von Compliance Recording 

Warum sollten Sie sich mit Compliance Recording befassen? Die Vorteile sind zahlreich und überzeugend:

• Minderung von Rechtsrisiken

• Verbesserung des Kundenservices

• Ermöglichung der Qualitätssicherung

• Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

Unternehmen können mit einer vollständigen Aufzeichnung ihrer Kommunikation Probleme lösen, Mitarbeitende schulen und die Einhaltung von Branchenvorschriften nachweisen. Es ist wie eine Versicherungspolice für die Kommunikation Ihres Unternehmens. Durch die Aufzeichnung der Einhaltung von Vorschriften können Unternehmen Probleme in ihren Kundendienst- und Vertriebsprozessen erkennen. Unternehmen können die Daten der Interaktionen nutzen, um Strategien zu entwickeln und die Leistung zu steigern.

Compliance Recording in Microsoft Teams: So schützen Sie Ihre Kommunikation

Microsoft Teams hat sich zu einer beliebten Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen entwickelt. Da immer mehr sensible Daten über Teams ausgetauscht werden, steigt auch die Notwendigkeit, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Glücklicherweise bietet Microsoft Teams durch die Integration mit Lösungen von Drittanbietern robuste Compliance-Aufzeichnungsfunktionen. Sehen wir uns an, wie das funktioniert.

Wie Compliance Recording in Microsoft Teams funktioniert

Microsoft Teams unterstützt Compliance Recording durch die Zertifizierung von Aufzeichnungslösungen von Drittanbietern wie Luware Recording. Es zeichnet nahtlos Audio-, Video- und Bildschirmfreigabedaten von Microsoft Teams-Anrufen und -Besprechungen auf. Die aufgezeichneten Daten werden dann sicher gespeichert und können später abgerufen und analysiert werden. So können Unternehmen ihre Compliance-Verpflichtungen erfüllen und gleichzeitig die Vorteile der Teams-Kollaborationsfunktionen nutzen.

Unterstützte Funktionen für Teams Compliance Recording 

Microsoft Teams Compliance Recording unterstützt eine breite Palette von Funktionen, darunter:

• Audio- und Videoaufzeichnung

• Aufzeichnung der Bildschirmfreigabe

• Aufzeichnung von Einzelgesprächen und Meetings

• Sichere Speicherung der aufgezeichneten Daten

• Zugriffskontrolle für autorisiertes Personal

Diese Funktionen stellen sicher, dass Unternehmen die Kommunikation ihrer Teams auf gesetzeskonforme Weise aufzeichnen und verwalten können. Egal, ob es sich um eine vertrauliche Finanzdiskussion oder eine routinemässige Teambesprechung handelt, die Compliance-Aufzeichnung deckt alles ab. Microsoft gab bekannt, dass bis April 2021 145 Millionen aktive Nutzer täglich Microsoft Teams nutzen. Da immer mehr Nutzer die Plattform nutzen, wird die Bedeutung von Compliance Recording nur noch weiter zunehmen.

Einrichten von Compliance Recording-Richtlinien

Um die Vorteile von Compliance Recording-Funktionen von Teams zu nutzen, müssen Unternehmen die entsprechenden Richtlinien einrichten. Dazu müssen sie benutzerdefinierte Aufzeichnungsrichtlinien erstellen und diese den richtigen Benutzern und Gruppen zuweisen. Aber keine Sorge, es ist nicht so kompliziert, wie es klingt. Lassen Sie uns den Prozess Schritt für Schritt durchgehen.

Erstellen von Aufzeichnungsrichtlinien für benutzerdefinierte Teams 

Der erste Schritt bei der Einrichtung von Compliance Recording in Microsoft Teams besteht darin, benutzerdefinierte Aufzeichnungsrichtlinien zu erstellen. Diese Microsoft Teams basierten Aufzeichnungsrichtlinien definieren, welche Benutzer und Interaktionen aufgezeichnet werden sollen. Administratoren können diese Richtlinien mithilfe der Gruppenzuweisung von Azure Entra bestimmten Abteilungen oder Rollen zuweisen. Zum Beispiel kann ein Finanzdienstleistungsunternehmen alle Kommunikationsinteraktionen aus regulatorischen Gründen aufzeichnen. Ein Versicherungsunternehmen kann nur die Kommunikation mit einem Endkunden aufzeichnen, um Betrugsfälle zu erkennen oder Beweise zu sichern.

Die richtlinienbasierte Aufzeichnung ermöglicht es Unternehmen, die richtige Balance zwischen Compliance und Datenschutz zu finden. Indem sie nur das aufzeichnen, was notwendig ist, können Unternehmen die Kosten für die Datenspeicherung minimieren. Die Datenschutzrechte ihrer Mitarbeitenden und Kunden sind respektiert.

Zuweisung einer Aufzeichnungsrichtlinie an Benutzer und Gruppen 

Sobald die Compliance-Aufzeichnungsrichtlinie erstellt wurde, ist es an der Zeit, sie den entsprechenden Benutzern und Gruppen zuzuweisen. Dies kann über das Azure-Portal, PowerShell oder mit MACD-Tools von Drittanbietern erfolgen. Die Zuweisung von Aufzeichnungsrichtlinien ermöglicht eine exakte Kontrolle darüber, wer von der Compliance-Aufzeichnung betroffen ist. Nach der Zuweisung der Richtlinie wird der Benutzer oder die Gruppe mit Luware Recording synchronisiert. Dabei werden spezifische Aufzeichnungsregeln basierend auf dem spezifischen Anwendungsfall des Kunden aktiviert. Bei der richtlienienbasierten Aufzeichnung ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden diese Regeln verstehen. Sie sollen lernen, wie die Compliance-Aufzeichnung in Teams funktioniert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Das Risiko eines versehentlichen Verstosses gegen die Aufzeichnungsrichtlinien wird verringert.  

Verwaltung von Compliance Recording-Anwendungen

Luware betreibt und wartet die Compliance Recording-Anwendung, damit Kunden schnell und effizient Benutzer einführen und darauf vertrauen können, dass ihre Aufzeichnungsinfrastruktur gut gewartet und betrieben wird. Dazu gehören die Konfiguration der Anwendungen, die Überwachung ihrer Leistung und die Behebung aller auftretenden Probleme. Kommen wir nun zu den Details.

Konfigurieren von Recording-Anwendungen 

Um die Compliance-Aufzeichnung in MS Teams zu aktivieren, müssen Administratoren die Aufzeichnungsanwendung so konfigurieren, dass die gewünschten Daten erfasst werden. Dies beinhaltet in der Regel das Design, die Bereitstellung und den Betrieb der in Microsoft Azure gehosteten Infrastruktur, wie z.B. virtuelle Maschinen oder Container und einen Wrapper von Diensten, um die Sicherheit und den Datenschutz der Plattform zu gewährleisten.

Nachdem die Anwendung bereit ist, machen wir eine Liste. In der Liste steht, wie man etwas aufzeichnet. Dann legen wir fest, welche Funktionen für den Kunden wichtig sind (Art der aufzuzeichnenden Interaktionen, die Speicherorte, die Aufbewahrungszeiträume und alle anderen Funktionen). Die Konfigurationsoptionen können je nach der verwendeten Aufzeichnungslösung variieren. Die meisten Anwendungen bieten jedoch eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Einrichtung und Verwaltung von Aufzeichnungsrichtlinien.

Eine enge Zusammenarbeit mit dem Anbieter der Aufzeichnungslösung ist wichtig. Somit ist sichergestellt, dass die Anwendung richtig konfiguriert ist und die Compliance-Anforderungen erfüllt. Dies kann regelmässige Audits und Aktualisierungen beinhalten, um mit den sich ändernden Vorschriften Schritt zu halten.

Beobachtung und Fehlerbehebung 

Sobald die Compliance-Aufzeichnungslösung eingerichtet ist, ist es wichtig, ihre Leistung zu überwachen und auftretende Probleme zu beheben. Dazu gehören die Überprüfung der Systemprotokolle, die Kontrolle der Speicherkapazität und die Sicherstellung, dass die aufgezeichneten Daten ordnungsgemäss erfasst und gespeichert werden.

Eine regelmässige Überwachung hilft dabei, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie zu kritischen Problemen werden. Wenn die Aufzeichnungsanwendung beispielsweise eine Interaktion nicht aufzeichnet, muss die Lösung eine Warnung ausgeben. Die Administratoren oder Betriebsteams müssen den Vorfall untersuchen und daran arbeiten, ihn in Zukunft zu beheben. Die Fehlersuche kann die Zusammenarbeit mit dem Support-Team des Anbieters der Aufzeichnungslösung erfordern. Viele Anbieter bieten einen 24/7-Support an und können bei der Diagnose und Behebung technischer Probleme helfen.

Compliance Recording für kontinuierliche Chats und Meetings

Compliance Recording ist nicht nur für Sprachanrufe wichtig, sondern auch für die Speicherung und Pflege von Sofortnachrichtenkommunikation mit Aufbewahrungsfristen. Obwohl Teams eine dauerhafte Chat-Anwendung ist, müssen die Nachrichten für Compliance-Audits oder -Untersuchungen gespeichert, abrufbar und exportierbar sein. In vielen Fällen speichern Kunden ihre Microsoft Teams-Chat-Kommunikation nur 30 Tage lang. Die Richtlinien löschen dann die Daten, um Speicherplatz zu sparen. Compliance-Aufzeichnung für diese Art von Kommunikation funktioniert.

Aufzeichnung dauerhafter Chats

Dauerhafte Chats, die auch als Kanalunterhaltungen bezeichnet werden, sind eine wichtige Funktion von MS Teams. Sie ermöglichen es den Nutzern, laufende Diskussionen in bestimmten Kanälen zu führen. Compliance Recording kann diese Gespräche aufzeichnen und sicherstellen, dass alle umfassenden textbasierten Kommunikationen wie Emojis usw. korrekt dokumentiert werden. Dazu gehören Chats zwischen zwei Personen, Gruppenchats und Kanalunterhaltungen.

Die Aufzeichnung kontinuierlicher Chats hilft Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und eDiscovery-Vorschriften. Zudem liefert sie einen wertvollen Prüfpfad für interne Untersuchungen und die Schlichtung von Streitigkeiten.

Recording von Microsoft Teams-Meetings

Zusätzlich zu dauerhaften Chats können Compliance Recording-Lösungen auch Teams-Meetings aufzeichnen. Dazu gehören Audio-, Video-, Chat-Kommunikation und Bildschirmfreigabedaten aus geplanten und Ad-hoc-Meetings. Die Aufzeichnung von Besprechungen ist für Unternehmen, die sensible Diskussionen führen oder kritische Entscheidungen über Teams treffen, besonders wichtig. Durch eine vollständige Aufzeichnung dieser Interaktionen können Unternehmen die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften nachweisen.

Besprechungsaufzeichnungen können auch zu Schulungs- und Qualitätssicherungszwecken verwendet werden. Manager können die Aufzeichnungen überprüfen, um verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und Mitarbeitende gezielt zu schulen.

Sicherstellung der Compliance über alle Kommunikationsarten hinweg

Es geht darum, die Compliance über alle Kommunikationsarten in Teams sicherzustellen. Dazu gehören Sprachanrufe, Videoanrufe, Bildschirmfreigaben und vieles mehr. Schauen wir uns genauer an, wie Unternehmen umfassendes Compliance Recording sicherstellen können.

Aufzeichnung von Sprachanrufen

Sprachanrufe sind ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikationsfunktionen von Teams. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Sprachinteraktionen, seien es Einzelgespräche oder Gruppenkonferenzen, korrekt dokumentiert werden. Compliance-Aufzeichnungslösungen können Audiodaten von MS Teams-Anrufen aufzeichnen, einschliesslich externer Telefonnummern. So wird sichergestellt, dass die gesamte Sprachkommunikation für Compliance-Zwecke aufbewahrt wird.

Die Aufzeichnung von Telefongesprächen ist besonders wichtig für Branchen mit strengen gesetzlichen Vorschriften in Bezug auf Kundeninteraktionen, z. B. im Finanz- oder Gesundheitswesen. Durch die lückenlose Aufzeichnung der gesamten Sprachkommunikation können Unternehmen die Einhaltung dieser Vorschriften nachweisen.

Aufzeichnung von Videoanrufen

Videoanrufe sind in Teams immer häufiger anzutreffen, vor allem, da immer mehr Unternehmen Richtlinien für Remote-Arbeit einführen. Compliance-Aufzeichnungslösungen müssen in der Lage sein, Videodaten von diesen Interaktionen zu erfassen. Die Aufzeichnung von Videoanrufen zeigt, wer anwesend war und was während der Interaktion gesprochen wurde. Dies kann für Gerichtsverfahren, interne Untersuchungen und Qualitätssicherungszwecke von Nutzen sein.

Videoaufzeichnungen von Gesprächen können auch für Schulungen und Coachings verwendet werden. Manager können die Aufzeichnungen überprüfen. Somit ermitteln sie bewährte Verfahren, um den Mitarbeitenden Feedback zu ihren Kommunikationsfähigkeiten zu geben.

Aufzeichnung der Bildschirmfreigabe

Die Bildschirmfreigabe ist ein effektives Tool für die Zusammenarbeit in Teams. Es ermöglicht Benutzern, ihre Desktops, Anwendungen oder bestimmte Dateien mit anderen zu teilen. Screen-Sharing-Sitzungen enthalten jedoch häufig sensible Informationen, die aus Compliance-Gründen aufgezeichnet werden müssen. Compliance-Aufzeichnungslösungen können die Daten der Bildschirmfreigabe aufzeichnen, einschliesslich aller Anmerkungen oder Kommentare der Teilnehmenden. Dies gewährleistet, dass alle visuellen Informationen, die während der Sitzung ausgetauscht wurden, erhalten bleiben.

Die Aufzeichnung der Bildschirmfreigabe ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit vertraulichen oder geschützten Informationen arbeiten. Durch eine vollständige Aufzeichnung der ausgetauschten und diskutierten Informationen können Unternehmen ihr geistiges Eigentum schützen und die Datensicherheit gewährleisten.

Nutzung von Microsoft Graph und Plattform-APIs

Microsoft Teams ist ein Teil des umfassenden Microsoft 365-Ökosystems. Es umfasst leistungsstarke Tools wie Microsoft Graph und Teams-Plattform-APIs. Diese Tools können zur Verbesserung der Compliance Recording-Funktionen und zur Integration mit Lösungen von Drittanbietern genutzt werden. Wir zeigen, wie Unternehmen diese Tools nutzen können, um ihre Compliance-Aufzeichnung auf das nächste Level zu heben.

Zugriff auf aufgezeichnete Daten über Microsoft Graph

Microsoft Graph ist eine einheitliche API, die den Zugriff auf Daten in Microsoft 365 ermöglicht. Sie wird von Drittanbietern verwendet, um mit anderen Diensten zu interagieren, ohne dass Aufzeichnungsdaten in diesen Diensten gespeichert werden. Die Graph-API ermöglicht Compliance Recording-Lösungen den Zugriff auf aufgezeichnete Daten (Audio, Video und Bildschirmfreigabe) sowie auf die Details zu diesen Aufzeichnungen (wie Datum und Teilnehmer). Dadurch werden die aufgezeichneten Daten angereichert und bieten mehr Kontext für Compliance- und Rechtsteams.

Integration mit Drittanbieterlösungen

Die APIs der Teams-Plattform ermöglichen die nahtlose Integration von Drittanbieterlösungen in Teams. Einschliesslich Anwendungen zur Aufzeichnung von Compliance-Daten. Auf diese Weise können Unternehmen ihre bevorzugten Aufzeichnungs- und Archivierungstools verwenden und gleichzeitig die Kollaborationsfunktionen von Teams nutzen.

Die Integration wird durch die Verwendung von Graph-APIs und Webhooks erreicht, die einen sicheren und effizienten Datenaustausch zwischen Teams und externen Systemen ermöglichen. So kann Compliance Recording die Interaktionen in Teams in Echtzeit erfassen und in ihren eigenen Repositories speichern.

Die Integration von Drittanbietern ermöglicht es Unternehmen ausserdem, die Funktionalität ihrers Compliance Recordings zu erweitern. Beispielsweise kann ein Unternehmen seine Aufzeichnungsanwendung mit einem Transkriptionsdienst integrieren. Somit werden automatisch durchsuchbare Transkripte der aufgezeichneten Interaktionen erstellt.

Best Practices für den Einsatz von Compliance Recording

Der Einsatz einer Compliance-Aufzeichnungslösung in Teams erfordert eine sorgfältige Planung und Ausführung. Unternehmen müssen Faktoren wie Skalierbarkeit, Leistung und Datensicherheit berücksichtigen, um eine erfolgreiche Bereitstellung zu gewährleisten.  Im Folgenden werden einige Best Practices für die Bereitstellung von Compliance Recording in Teams vorgestellt.

Planung für Skalierbarkeit und Leistung

Bei der Bereitstellung einer Compliance Recording-Lösung ist es wichtig, Skalierbarkeit und Leistung zu planen. Dazu gehört die Abschätzung des Datenvolumens, das aufgezeichnet werden soll. So wird sichergestellt, dass die Aufzeichnungsinfrastruktur auch in Spitzenzeiten genutzt werden kann. Unternehmen sollten mit dem Anbieter ihrer Compliance Recording-Lösung zusammenarbeiten, um ihren Skalierungsbedarf zu ermitteln und einen Bereitstellungsplan zu entwickeln, der zukünftiges Wachstum berücksichtigt. Dies kann den Einsatz zusätzlicher Aufzeichnungsserver oder die Nutzung einer Cloud-basierten Infrastruktur zur Bewältigung einer erhöhten Nachfrage beinhalten.

Auch die Leistung ist ein wichtiger Aspekt. Compliance-Aufzeichnungslösungen müssen in der Lage sein, Interaktionen in Echtzeit zu erfassen, ohne die Benutzerfreundlichkeit zu beeinträchtigen. Dies erfordert eine sorgfältige Netzwerkplanung und -optimierung, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnungsdaten effizient erfasst und gespeichert werden können.

Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutz

Compliance-Aufzeichnungsdaten enthalten oft sensible Informationen, so dass ihre Sicherheit und ihr Datenschutz unbedingt gewährleistet sein müssen. Dazu gehört die Implementierung strenger Zugriffskontrollen wie auch die Verschlüsselung von Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung sowie die Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen.

Unternehmen sollten mit ihrem Anbieter von Compliance Recording zusammenarbeiten, um einen umfassenden Datensicherheitsplan zu entwickeln. Dies kann die Implementierung einer mehrstufigen Authentifizierung für den Zugriff auf aufgezeichnete Daten wie auch die Verwendung sicherer Speicherlösungen und die regelmässige Überprüfung der Zugriffsprotokolle beinhalten.

Auch der Datenschutz ist ein wichtiger Aspekt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Compliance-Aufzeichnungspraktiken mit den einschlägigen Datenschutzbestimmungen wie DSGVO und HIPAA übereinstimmen. Dazu gehört, die Zustimmung der Mitarbeitenden für die Aufzeichnung einzuholen, klare Hinweise auf die Aufzeichnungsrichtlinien zu geben und Richtlinien für die Aufbewahrung und Löschung von Daten einzuführen. Durch die Beachtung der Datensicherheit und des Datenschutzes können Unternehmen sensible Informationen schützen. Somit ist das Vertrauen ihrer Mitarbeitenden und Kunden gewährleistet.

Wichtigste Erkenntnisse

Die Aufzeichnung von Compliance-Daten ist für Unternehmen ein Muss. Damit kommen sie ihren rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen nach, verbessern den Kundenservice und stellen die Qualität sicher. Es erfasst alles, von Anrufen bis hin zu Bildschirmfreigaben, und hält Sie auf dem Laufenden. Mit dem Wachstum von MS Teams ist es wichtig, die richtigen Richtlinien aufzustellen und sie gut zu verwalten. Ausserdem geht es nicht nur um die Einhaltung von Regeln und Vorschriften.  

Zusammenfassung

Compliance Recording ist ein unverzichtbares Tool für Unternehmen, die ihre Compliance-Verpflichtungen erfüllen, Risiken minimieren und die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse steigern möchten. Moderne cloudbasierte Lösungen machen die Implementierung einfach und kostengünstig. Dies hilft Ihnen nicht nur bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern liefert auch wertvolle Einblicke in Kundeninteraktionen, die es Ihnen ermöglichen, die Servicequalität zu verbessern und Streitigkeiten effektiver zu lösen.

Luware macht die Implementierung von Compliance Recording einfach. Sie können schnell und unkompliziert von den Vorteilen profitieren. Mit unserer langjährigen Erfahrung, unserem Fachwissen und unserem hervorragenden Service sind wir der ideale Partner für Ihr Compliance Recording-Projekt. Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihr Unternehmen mit Compliance Recording auf Erfolgskurs bringen können!

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