5 Tipps zum Einrichten von Anrufwarteschlangen in Microsoft Teams

#1 - Visualisierung

#2 – Mitarbeiter befähigen

Verringern Sie Ihre Abhängigkeit von der IT und helfen Sie Teamleitern Anrufgruppen selbst zu verwalten. Sei es eine Änderung der Öffnungszeiten, die Bewältigung eines hohen Anrufvolumens, das Hinzufügen von Teammitgliedern oder die Änderung von Durchsagen. Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden befähigen, diese Änderungen selbst zu machen, blieben sie in einem ständig verändernden Markt agil und können auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden reagieren.

#3 - Personalisierung

Nutzen Sie Anruferinformationen und Routing-Regeln, um Kunden ein persönliches und effizientes Anruferlebnis zu bieten. Sie können zum Beispiel die Landesvorwahl eines Anrufers verwenden, um ihn mit einem Mitarbeiter aus seiner Region zu verbinden, oder dass die Nummer verwenden, um Informationen aus einem CRM abzurufen, wie z. B. Name, letzte Einkäufe oder offene Tickets. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern solche Informationen zur Verfügung stellen, verringert sich die Bearbeitungszeit, was Kunden und Agenten gleichermaßen erfreut.

#4 – Daten nutzen

Analysieren Sie die Reporting Daten zu Ihren Anrufwarteschlangen und passen Sie die Arbeitsabläufe und Personalbesetzung entsprechend an. So können Sie die Wartezeiten und die Verteilung der Arbeitslast optimieren. Definieren Sie Überlaufziele und nutzen Sie Voicemails, um ein kundenfreundliches Erlebnis zu schaffen.

#5 - Verwenden Sie IVRs

Vermeiden Sie unnötige Transfers, indem Sie den Kunden von Anfang an mit dem richtigen Mitarbeiter verbinden. Interactive Voice Response (IVR) ermöglicht es Ihnen, ein hohes Anrufvolumen zu bewältigen. Richtig eingesetzt, erhöhen diese Sprachmenüs (z. B. drücken Sie die 1 für den Vertrieb oder die 2 für die Finanzabteilung) die Lösungsquote beim ersten Kontakt.

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