KI-E-Mail-Analyse: Ein Game-Changer für den Kundenservice

Kunden-E-Mails häufen sich in rasender Geschwindigkeit an. Mitarbeitende sind überfordert und die Kundenzufriedenheit steht auf dem Spiel. Die Lösung? KI-gestützte E-Mail-Analyse. Erfahren Sie, wie diese Technologie Ihr Contact Center durch optimierte Arbeitsabläufe, schnellere Antwortzeiten und höhere Effizienz unterstützen kann.

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KI-basierte E-Mail-Analysen: ein Überblick

KI-gestützte E-Mail-Analyse-Tools gehen weit über einfache Spamfilter hinaus. Diese Tools nutzen künstlicher Intelligenz und Machine Learning, um den Inhalt und die Bedeutung Ihrer E-Mails zu analysieren. Sie können Emotionen erkennen, das Sentiment analysieren, Kernaussagen zusammenfassen und sogar passende Antworten generieren. Beispielsweise kann KI automatisch Daten wie Bestellnummern oder Kundennummern extrahieren und so den Prozess der Informationsbeschaffung zur Bearbeitung einer Anfrage beschleunigen. Darüber hinaus kann KI dringende E-Mails priorisieren, indem sie Schlüsselwörter erkennt, die auf einen unmittelbaren Handlungsbedarf hinweisen. Mitarbeitende können mithilfe von Prompts sogar spezifische Fragen zur E-Mail stellen, beispielsweise «Was sind die Kernpunkte dieser E-Mail?» oder «Welche Aufgaben müssen erledigt werden?». Dies ermöglicht es Support-Mitarbeitenden, kritische Anfragen zuerst anzugehen und ein nahtloses Kundenerlebnis zu gewährleisten.

Wie funktionieren KI-basierte E-Mail-Analysen?

• Intelligente Analyse: Luware Nimbus scannt eingehende E-Mails und liefert den Mitarbeitenden eine prägnante Zusammenfassung, identifiziert die Kundenstimmung (zufrieden, wütend, neutral) und schlägt sogar mögliche Antworten vor.

• Interaktive Unterstützung: Mitarbeiter können direkt mit der KI interagieren, um spezifische Informationen aus E-Mails zu extrahieren. Beispielsweise durch die Fragen «Fasse diese E-Mail zusammen» oder «Identifiziere die nächsten Schritte».

• Benutzerfreundliche Oberfläche: Die KI-Erkenntnisse werden in einem leicht verständlichen Format präsentiert, sodass Mitarbeitende den Inhalt und das Sentiment der E-Mail schnell erfassen können.

Welche Vorteile haben KI-basierte E-Mail-Analysen?

• Erhöhte Effizienz: Weniger Zeitaufwand für das Lesen und Verstehen von E-Mails.

• Verbesserte Kundenzufriedenheit: Schnellere und präzise Kundenantworten, effektive Bearbeitung von Kundenanliegen.

• Optimierte Entscheidungsfindung: Treffen Sie fundierte Entscheidungen, basierend auf KI-generierten Erkenntnissen.

Was kosten KI-basierte E-Mail-Analysen?

Durch die hohe Flexibilität der Integration von KI-Modellen und -Diensten über Power Automate haben Kunden die volle Kontrolle über die Kosten. Mit kleineren Modellen wie GPT-4o-mini (derzeit in Preview), die in Azure AI Studio verfügbar sind, und einer klar definierten Parametrisierung des Modells können Kunden die Kosten erheblich senken und gleichzeitig die Qualität der generierten Ausgabe verbessern. Eine intelligente Kombination verschiedener Modelle für unterschiedliche Aufgaben sollte ebenfalls in Betracht gezogen und je nach Szenario geprüft werden. Sentiment-Analysen beispielsweise haben eine kurze Ausgabe, oft eine Reihe fester Werte aus einer Liste, z. B. [Positiv, Neutral, Negativ], während eine generierte Antwort kreativer ist, aber auf eine maximale Anzahl von Zeichen beschränkt werden kann. Um die KI-E-Mail-Analyse in Luware Nimbus zu nutzen, benötigen Sie die Luware Nimbus Contact Center Lizenz sowie eine Power Automate Lizenz.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: KI-gestützte E-Mail-Textanalyse in Luware Nimbus

Video-Anleitung: KI E-Mail-Analyse

Diese Video-Demo bietet einen grundlegenden Überblick zur Nutzung der E-Mail-Analyse in Luware Nimbus.

• E-Mail empfangen: Eine neue E-Mail trifft in Luware Nimbus ein.

• KI-Analyse: Das System analysiert automatisch den E-Mail-Inhalt, bestimmt das Hauptthema, das Sentiment und schlägt eine mögliche Antwort vor.

• Analyse anzeigen: Der Mitarbeiter sieht die KI-generierte Analyse neben dem E-Mail-Client in Luware Nimbus.

• Vorgeschlagene Antwort verwenden: Der Mitarbeiter kann die vorgeschlagene Antwort direkt in die E-Mail-Antwort kopieren und einfügen.

• Antwort verfeinern: Der Mitarbeiter kann die Antwort nach Bedarf anpassen.

• Aufgaben erstellen: Mithilfe von KI-Prompts kann der Mitarbeiter eine Aufgabenliste basierend auf dem E-Mail-Inhalt erstellen.

Zusätzliche Tipps für die KI E-Mail Analyse

Experimentieren Sie mit verschiedenen KI-Prompts. Überprüfen und verfeinern Sie die KI-Ausgabe regelmässig. Kombinieren Sie für optimale Ergebnisse die Stärken von KI und menschlicher Expertise. Microsoft schlägt für ihre KI Copilot folgende Faustregel für die Erstellung eines guten Prompts vor:

• Ziel = Welche Antwort erwarten Sie vom Copiloten?

• Kontext = Warum brauchen Sie es und wer ist beteiligt?

• Erwartungen = Wie soll der Copilot reagieren, um Ihre Erwartungen am besten zu erfüllen?

• Quelle = Welche Informationsquellen soll der Copilot verwenden?

Quelle: Microsoft

Durch Befolgen dieser Schritte und Nutzung der KI können Mitarbeitende ihre Effizienz und Reaktionszeiten mit Luware Nimbus erheblich verbessern. Weitere Informationen zum Einrichten der KI E-Mail-Analyse in Luware Nimbus oder zum Erstellen von KI-Prompts durch adaptiven Karten finden Sie in unserer Knowledge Base. Oder entdecken Sie andere Möglichkeiten, wie Copilot Ihren Kundenservice verbessern kann.

KI-gestützte E-Mail-Analyse: Der konkrete Nutzen

Sie denken vielleicht, das klingt alles sehr technisch. Aber bringt das auch echte Vorteile für Ihr Unternehmen? Die kurze Antwort: Ja, definitiv. Hier ein paar spezifische Beispiele, wie verschiedene Unternehmensbereiche von der KI-gestützten E-Mail-Analyse profitieren können.

KI-gestützter E-Mail-Assistent für den Vertrieb

• Schnellere Lead-Qualifizierung

• Effektivere E-Mail-Kampagnen

• Steigerung der Vertriebsproduktivität

KI-gestützter E-Mail-Assistent im Kundensupport

• Schnellere Antwortzeiten

• Automatisches Ticket-Routing

• Erhöhte Kundenzufriedenheit

KI-gestützte E-Mail-Tools im Marketing

• Hyper-personalisiertes E-Mail-Marketing

• Intelligentere A/B-Tests

• Zielgerichtetere Inhalte

Fazit

Die KI-gestützte E-Mail-Analyse ist ein Game-Changer für Contact Center. Durch die Optimierung von Arbeitsabläufen, Steigerung der Produktivität und Verbesserung der Kundenzufriedenheit bietet diese Technologie einen spürbaren Return on Investment. Indem sie routinemässige Aufgaben automatisiert und die Analyse komplexer E-Mail-Inhalte übernimmt, ermöglicht KI es Mitarbeitern, sich voll und ganz auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Kunden zu konzentrieren und so die Kundenzufriedenheit zu steigern.

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