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Systeme zu integrieren und zu automatisieren ist meist kompliziert und benötigt erhebliche Ressourcen in Bezug auf Zeit und Personal. Mit Power Automate (früher Flow genannt) bietet Microsoft eine zentrale cloud-basierte Plattform, mit der Integrationen einfach und schnell gebaut werden können. Innerhalb weniger Stunden können Mitarbeiter mit etwas technischen Grundkenntnissen ein CRM, ein Ticketingsystem oder lokale Adressbücher integrieren, interne Aktionen auslösen und Geschäftsprozesse automatisieren.
Power Automate ist die Low-Code-Automatisierungs- und Integrationsplattform von Microsoft. Sie ermöglicht Administratoren und Teamleitern, Prozesse und Aufgaben in verschiedenen Applikationen ohne die Hilfe von Entwicklern oder Programmmierungsexperten zu automatisieren.
Power Automate bietet eine Vielzahl vorgefertigter Konnektoren. Dazu gehören Microsoft-Applikationen wie Teams, SharePoint, Dynamics oder Power BI, aber auch Lösungen von Drittanbietern wie Salesforce, Freshdesk, ServiceNow und Luware Nimbus. Anstatt diese Software-Tools einzeln zu integrieren, können Unternehmen die Out-of-the-Box-Connectors der Tools nutzen und sie einfach mit Power Automate verbinden. Power Automate dient als zentrale Schnittstellt und fungiert als hyperflexible Automatisierungsplattform – eine Art riesiger Adapter für die IT-Landschaft. «Power Automate ist wie ein Klebstoff, der die Tools auf eine neue Art und Weise miteinander verbindet», sagt James Cadman, VP Customer Success bei Luware. «Betrachten Sie es als Framework, mit dem Sie neuartige Integrationen mit simpler Logik aufbauen können.»
Traditionelle Software-Integrationen ohne Power Automate (links) und Integrationen mit Power Automate (rechts)
Power Automate verwendet Trigger (Auslöser) und Actions (Aktionen), um automatisierte Prozesse mit den angeschlossenen Applikationen zu erstellen. Trigger können unter anderem ein neuer Kontakt oder Lead im CRM, ein aktualisiertes Ticket, ein Timer oder ein eingehender Anruf sein. Actions definieren, was passiert, wenn Power Automate ausgelöst wird. Dies kann das Senden einer Team-Benachrichtigung, das Erstellen eines neuen Tickets, das Hinzufügen einer neuen Zeile mit Informationen in einer Tabelle oder das Suchen eines bestimmten Datensatzes im CRM sein.
Power Automate kann zum Sammeln und Übertragen von Daten verwendet werden. Das Tool fungiert nur als Schnittstelle – es werden keine Daten gespeichert, lediglich die Daten und Informationen zwischen Systemen gesendet.
Es gibt viele Szenarien, die mit Power Automate automatisiert werden können. Damit Sie eine Vorstellung bekommen, wie Ihr Unternehmen von diesem Tool profitieren kann, hier nur einige wenige Anwendungsfälle:
Power Automate bietet eine grafische Benutzeroberfläche, welche Abläufe visualisiert – Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Ein gewisses technisches Grundverständnis ist jedoch hilfreich. «Man muss die Logik verstehen. Daher ist ’no-code‘ vielleicht etwas übertrieben, aber ‹low-code› trifft es auf jeden Fall», so James. Abhängig von Ihren Anwendungsfall müssen Sie einfache Abfragen im Flow einrichten, um die Elemente zu konfigurieren. Dies erfordert jedoch weder einen Softwareentwickler noch Ingenieur, sondern kann von einem IT-Spezialisten oder einem qualifizierten Mitarbeiter aus der Fachabteilung durchgeführt werden. Schauen Sie sich unsere 5-minütige Demo zur Integration von Salesforce in unser Contact Center an, um zu sehen, wie einfach Integrationen mit Power Automate sind.
Da Automatisierungen und Integrationen in der Regel zeitaufwändig waren und Softwareentwickler erforderten, die rar und teuer sind, wurden meist nur Anwendungsfälle mit hoher Priorität umgesetzt. Kleine und mittelständische Unternehmen sowie Abteilungen und Anwendungsfälle mit geringerer Priorität oder Sichtbarkeit im Unternehmen konnten oft nicht von den Vorteilen von Automatisierungen und Integrationen profitieren.Power Automate demokratisiert die moderne Technologie für künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung und macht sie für jeden zugänglich. Da es Teil des Microsoft-Ökosystems ist, haben viele Unternehmen durch ihre Microsoft-Lizenz bereits Zugang dazu. Und die Technologie und Tools werden von Microsoft ständig weiterentwickelt. Wir können grosse Verbesserungen in den Bereichen Cognitive Services, KI, Automatisierungen und mehr erwarten.
Integrationen nahmen früher oft viel Zeit in Anspruch und verlangsamten so den Rollout einer Applikation. «Contact Center-Projekte sind in hohem Masse auf Integrationen mit CRM- und Ticketing-Systemen angewiesen, um den Mitarbeitern eine 360°-Kundensicht zu ermöglichen und die Effizienz und Qualität des Services zu steigern. Diese Integrationen konnten Monate in Anspruch nehmen und verlangsamten so den Rollout des Projekts enorm», erklärt David Fischer, CSO bei Luware. Mit Power Automate können Kunden ihre Tools nun innerhalb weniger Stunden in ein Contact Center integrieren. Dies beschleunigt die Markteinführung einer Contact-Center-Lösung bei der ersten Einführung – und während des gesamten Kundenservicebetriebs.Zuvor mussten bei einer Systemaktualisierung – z. B. bei Teams, Ihrem CRM oder der Contact-Center-Lösung – die Integrationen geprüft, getestet und möglicherweise aktualisiert werden. Mit Power Automate bleiben die Verbindungen stabil und funktionieren weiterhin. Daher ermöglichen Power-Automate-Integrationen eine grössere Flexibilität.