Power Automate – die zentrale Schnittstelle für Low-Code-Integrationen und -Automatisierungen

Systeme zu integrieren und zu automatisieren ist meist kompliziert und benötigt erhebliche Ressourcen in Bezug auf Zeit und Personal. Mit Power Automate (früher Flow genannt) bietet Microsoft eine zentrale cloud-basierte Plattform, mit der Integrationen einfach und schnell gebaut werden können. Innerhalb weniger Stunden können Mitarbeiter mit etwas technischen Grundkenntnissen ein CRM, ein Ticketingsystem oder lokale Adressbücher integrieren, interne Aktionen auslösen und Geschäftsprozesse automatisieren.

Was ist Power Automate und wie funktioniert es?

Power Automate ist die Low-Code-Automatisierungs- und Integrationsplattform von Microsoft. Sie ermöglicht Administratoren und Teamleitern, Prozesse und Aufgaben in verschiedenen Applikationen ohne die Hilfe von Entwicklern oder Programmmierungsexperten zu automatisieren.

Power Automate bietet eine Vielzahl vorgefertigter Konnektoren. Dazu gehören Microsoft-Applikationen wie Teams, SharePoint, Dynamics oder Power BI, aber auch Lösungen von Drittanbietern wie Salesforce, Freshdesk, ServiceNow und Luware Nimbus. Anstatt diese Software-Tools einzeln zu integrieren, können Unternehmen die Out-of-the-Box-Connectors der Tools nutzen und sie einfach mit Power Automate verbinden. Power Automate dient als zentrale Schnittstellt und fungiert als hyperflexible Automatisierungsplattform – eine Art riesiger Adapter für die IT-Landschaft. «Power Automate ist wie ein Klebstoff, der die Tools auf eine neue Art und Weise miteinander verbindet», sagt James Cadman, VP Customer Success bei Luware. «Betrachten Sie es als Framework, mit dem Sie neuartige Integrationen mit simpler Logik aufbauen können.»

Traditionelle Software-Integrationen ohne Power Automate (links) und Integrationen mit Power Automate (rechts)

Trigger und Actions

Power Automate verwendet Trigger (Auslöser) und Actions (Aktionen), um automatisierte Prozesse mit den angeschlossenen Applikationen zu erstellen. Trigger können unter anderem ein neuer Kontakt oder Lead im CRM, ein aktualisiertes Ticket, ein Timer oder ein eingehender Anruf sein. Actions definieren, was passiert, wenn Power Automate ausgelöst wird. Dies kann das Senden einer Team-Benachrichtigung, das Erstellen eines neuen Tickets, das Hinzufügen einer neuen Zeile mit Informationen in einer Tabelle oder das Suchen eines bestimmten Datensatzes im CRM sein.

Power Automate kann zum Sammeln und Übertragen von Daten verwendet werden. Das Tool fungiert nur als Schnittstelle – es werden keine Daten gespeichert, lediglich die Daten und Informationen zwischen Systemen gesendet.

Anwendungsfälle für Power Automate

Es gibt viele Szenarien, die mit Power Automate automatisiert werden können. Damit Sie eine Vorstellung bekommen, wie Ihr Unternehmen von diesem Tool profitieren kann, hier nur einige wenige Anwendungsfälle:

  • Integrieren Sie ein CRM für Serviceanrufe, um eine 360°-Kundensicht zu gewährleisten, Anrufe automatisch zu protokollieren, Kontakte zu erstellen oder an einen bestimmten Service weiterzuleiten.
  • Automatisieren Sie das Case Management, indem Sie IT-Spezialisten automatisch eine Nachricht senden, wenn ein Problem auftritt, oder protokollieren Sie Vorfälle automatisch in einer SharePoint-Liste.
  • Sammeln Sie Kunden Feedback über Ihr Produkt, indem Sie Beiträge in den sozialen Medien sammeln, in denen Ihre Marke erwähnt wird, und diese in eine SQL-Datenbank für Sentiment Mining speichern.
  • Verwalten Sie verlorene Anrufe, indem Sie diese in einer SharePoint-Liste protokollieren und die zuständigen Mitarbeiter über Teams benachrichtigen.
  • Integrieren Sie lokale Adressbücher, um Anruferinformationen für Serviceanrufe anzuzeigen.
  • Integrieren Sie Ihr Ticketing-Tool für den IT-Helpdesk, um automatisch ein bestehendes Ticket zu öffnen oder ein neues zu erstellen, wenn IT-Spezialisten einen Anruf erhalten.
  • Speisen Sie Power BI mit mehreren Datenquellen, einschliesslich Personal- und Contact-Center-Statistiken, um umfassende Geschäftseinblicke mit automatisierten Berichten zu erhalten.

Logik zu verstehen reicht aus

Power Automate bietet eine grafische Benutzeroberfläche, welche Abläufe visualisiert – Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Ein gewisses technisches Grundverständnis ist jedoch hilfreich. «Man muss die Logik verstehen. Daher ist ’no-code‘ vielleicht etwas übertrieben, aber ‹low-code› trifft es auf jeden Fall», so James. Abhängig von Ihren Anwendungsfall müssen Sie einfache Abfragen im Flow einrichten, um die Elemente zu konfigurieren. Dies erfordert jedoch weder einen Softwareentwickler noch Ingenieur, sondern kann von einem IT-Spezialisten oder einem qualifizierten Mitarbeiter aus der Fachabteilung durchgeführt werden. Schauen Sie sich unsere 5-minütige Demo zur Integration von Salesforce in unser Contact Center an, um zu sehen, wie einfach Integrationen mit Power Automate sind.

Demokratisierung von KI und Automatisierungen

Da Automatisierungen und Integrationen in der Regel zeitaufwändig waren und Softwareentwickler erforderten, die rar und teuer sind, wurden meist nur Anwendungsfälle mit hoher Priorität umgesetzt. Kleine und mittelständische Unternehmen sowie Abteilungen und Anwendungsfälle mit geringerer Priorität oder Sichtbarkeit im Unternehmen konnten oft nicht von den Vorteilen von Automatisierungen und Integrationen profitieren.Power Automate demokratisiert die moderne Technologie für künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung und macht sie für jeden zugänglich. Da es Teil des Microsoft-Ökosystems ist, haben viele Unternehmen durch ihre Microsoft-Lizenz bereits Zugang dazu. Und die Technologie und Tools werden von Microsoft ständig weiterentwickelt. Wir können grosse Verbesserungen in den Bereichen Cognitive Services, KI, Automatisierungen und mehr erwarten.

Speed-to-Market

Integrationen nahmen früher oft viel Zeit in Anspruch und verlangsamten so den Rollout einer Applikation. «Contact Center-Projekte sind in hohem Masse auf Integrationen mit CRM- und Ticketing-Systemen angewiesen, um den Mitarbeitern eine 360°-Kundensicht zu ermöglichen und die Effizienz und Qualität des Services zu steigern. Diese Integrationen konnten Monate in Anspruch nehmen und verlangsamten so den Rollout des Projekts enorm», erklärt David Fischer, CSO bei Luware. Mit Power Automate können Kunden ihre Tools nun innerhalb weniger Stunden in ein Contact Center integrieren. Dies beschleunigt die Markteinführung einer Contact-Center-Lösung bei der ersten Einführung – und während des gesamten Kundenservicebetriebs.Zuvor mussten bei einer Systemaktualisierung – z. B. bei Teams, Ihrem CRM oder der Contact-Center-Lösung – die Integrationen geprüft, getestet und möglicherweise aktualisiert werden. Mit Power Automate bleiben die Verbindungen stabil und funktionieren weiterhin. Daher ermöglichen Power-Automate-Integrationen eine grössere Flexibilität.

Fazit

  • Mitarbeiter mit einem grundlegenden logischen Verständnis können Flows selbst einrichten. Es ist keine Programmierung erforderlich.
  • Integrationen und Automatisierungen lassen sich leicht mit einem visuellen Editor konfigurieren. Es gibt Standard-Connectors zu vielen Microsoft- und Drittanbieteranwendungen.
  • Integrationen sind schnell: Was früher Wochen oder Monate dauerte, kann heute innerhalb von Stunden umgesetzt werden. Dies beschleunigt die Einführung von Projekten, wie z. B. die Einführung einer neuen Contact-Center-Lösung.
  • Power Automate reduziert den Arbeitsaufwand und erhöht den Grad der Automatisierung. Dadurch haben Mitarbeiter mehr Zeit für wertstiftende Arbeit.
  • Die Investitionen in das Microsoft-Ökosystem kann mit Power Automate optimal genutzt werden.
  • Unternehmen jeder Grösse und alle Abteilungen profitieren von einer Automatisierung durch Power Automate.