Wieso sammeln wir Informationen und persönliche Daten?
Im Allgemeinen erheben wir Ihre Informationen und personenbezogenen Daten, um unsere Website und unsere Dienste so einheitlich, effizient und benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten. Personenbezogene Daten werden nur mit der Zustimmung der Nutzer verarbeitet, es sei denn, die Verarbeitung der Daten ist gesetzlich erlaubt.
Wir erheben personenbezogene Daten und Informationen insbesondere um:
- unsere vertraglichen Verpflichtungen mit Ihnen zu erfülleno
- unsere Verpflichtungen hinsichtlich unserer Services zu erfüllen
- Ihnen Informationen bezüglich Services, Aktualisierungen von Standardvereinbarungen wie dieser Datenschutzrichtlinie, der Luware Cloud Nutzungsbedingungen oder der Luware Cookie Notice, oder Status einer Bestellung zu kommunizieren
- Ihnen Zahlungserinnerungen zu senden und Zahlungen für Subskriptionen unserer Services entgegenzunehmen
- Ihnen die Kommunikation mit uns zu ermöglichen, auf Ihre E-Mails und andere Anfragen zu antworten
- Bewerbungen zu bearbeiten
- die Nutzerfreundlichkeit unserer Webseite und Services zu verbessern
- den Betrieb und die Leistung unserer Webseite und Services zu verbessern und zu optimieren
- Probleme, Fehler und Sicherheitsrisiken in den Services und auf der Webseite zu diagnostizieren
- Missbrauch unserer Services, Systeme und Website und rechtswidrige Handlungen durch diese oder mit diesen zu verhindern
- die geltenden Gesetze und Bestimmungen einzuhalten
Bei der Nutzung unserer Webseite oder Services stehen Ihnen verschiedene Wahlmöglichkeiten bezüglich der persönlichen Daten, die Sie mit uns teilen, zur Verfügung. Wenn wir nach persönlichen Daten Fragen haben Sie stets die Möglichkeit die Weitergabe zu verweigern. Teile unserer Services oder der Website erfordern jedoch bestimmte personenbezogene Daten für die ordnungsgemäße Ausführung und Nutzung der Funktionen der Services oder der Website. Wenn Sie uns die erforderlichen Informationen also nicht zur Verfügung zu stellen, können Sie die Services oder die Website leider nicht in vollem Umfang nutzen.
Jedes Mal, wenn Sie auf unsere Website zugreifen, erfasst unser System automatisch Daten und Informationen vom Computersystem des zugreifenden Computers. Informationen dazu finden Sie in unserer Luware Cookie Notice.
Wessen persönliche Daten verarbeiten wir?
Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere von folgenden Personen:
- Nutzer der Webseite: Wenn Sie auf unserer Website surfen oder mit uns Kontakt aufnehmen
- Nutzer der Services: Bei der Nutzung unserer Services
- Nutzer der Hosted Services: Die Services können die Verarbeitung von Daten im Namen unserer Nutzer in Bezug auf unsere Hosted Services („Hosted Data„) beinhalten. Abgesehen von den begrenzten Umständen, die in dieser Luware Datenschutzrichtlinie dargelegt sind, sind wir nicht der Datenverantwortliche für diese Hosted Data, da wir weder die Zwecke noch die Mittel der Verarbeitung bestimmen. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre persönlichen Daten von uns verarbeitet werden, sollten Sie sich an der Datenschutzrichtlinie des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen wenden, in dessen Namen wir handeln.
- Mitarbeiter von Kunden, Partnern und Lieferanten: Wenn die Organisation, für die Sie arbeiten, ein Empfänger unserer Services ist oder anderweitig eine Geschäftsbeziehung mit uns unterhält, kann es sein, dass wir Ihre Daten verarbeiten, insbesondere Daten in E-Mails, Telefongesprächen oder Daten, die in damit verbundenen Dokumentationen festgehalten sind.
- Teilnehmer an Veranstaltungen: Wenn Sie sich für eine unserer Veranstaltungen oder Webinare anmelden oder daran teilnehmen, verarbeiten wir personenbezogene Daten über Sie im Zusammenhang mit Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung.
- Empfänger von Marketingkommunikation und Umfragen
- Bürobesucher: Wir haben an einigen Standorten aus Sicherheitsgründen Videoüberwachung installiert.
- Stellenbewerber
- Mitarbeiter und Auftragnehmer
Welche Arten von persönlichen Daten verarbeiten wir?
In der Regel verarbeiten wir folgende persönlichen Daten:
- E-Mail-Adresse
- SIP-Adresse
- IP Adresse
- Name
- Firmenname und Geschäftsadresse
- Telefonnummer
- Rechnungs- und Zahlungsinformationen, wenn Sie Online-Dienste abonnieren
- Informationen zur Ausbildung und Berufserfahrung bei Bewerbungen
- Jegliche weiteren persönlichen Daten, welche Sie uns zur Verfügung stellen
Informationen zu den Daten, die wir in unseren Hosted Services verarbeiten, finden Sie in unseren Whitepapers Luware Recording und Luware Nimbus.
Wenn Sie unsere Webseite besuchen, erfassen wir zusätzlich Informationen wie beispielsweise Ihren Browsertyp und Ihre Zugriffszeiten. Weitere Informationen zu Cookies finden sie in unserer Luware Cookie Notice.
Wann erfassen wir Ihre Informationen und persönlichen Daten?
Wir fragen nach persönlichen Daten, wenn Sie:
- unsere Website besuchen
- unsere Services nutzen
- Offerten, Services, Support, Downloads, Upgrades, Trials und generelle Informationen anfragen
- Bestellungen für Services aufgeben
- für einen unserer Kunden, Partner oder Lieferanten arbeiten
- Bezahlungen tätigen
- sich für Events anmelden oder daran teilnehmen
- sich für den Newsletter, Programme, Werbe-Emails oder Ähnliches registrieren
- sich für einen Job bewerben oder uns Ihren CV zusenden
- unsere Büroräumlichkeiten besuchen
- uns im Allgemeinen kontaktieren
Wie stellen wir die Integrität Ihrer persönlichen Daten sicher?
Für Nutzer unserer Hosted Services gelten die Whitepaper Luware Recording und Luware Nimbus.
Wir unternehmen alle verhältnismässig möglichen Schritte um Ihre persönlichen Daten vor Missbrauch, Eingriffen und Verlust, sowie vor unberechtigtem Zugriff, Änderung oder Offenlegung zu schützen. Dabei ergreifen wir insbesondere folgende Massnahmen:
- Verschlüsselung sensitiver persönlicher Daten bei Erfassung oder Weitergabe
- Limitierung des Zugangs zu den Büroräumen und Geräten
- Limitierung des Zugriffs auf persönliche Daten und andere Informationen
- Limitierung des Zugriffs auf einer strikten «need-to-know»-Basis
- Instandhaltung angemessener Sicherheitsmassnahmen
- Löschung oder Anonymisierung der persönlichen Daten, wenn gesetzlich vorgeschrieben oder von Ihnen verlangt (sofern gesetzlich zulässig)
- Unterzeichnung von Vertraulichkeitserklärungen mit sämtlichen Mitarbeitern, Partnern und Dritten (e.g. Lieferanten), welchen wir gegebenenfalls Ihre persönlichen Daten weitergeben
- Verschlüsselung (wo möglich) Ihrer persönlichen Date welche ausserhalb der EWR, der Schweiz oder des Vereinigten Königreichs verarbeitet werden
Diese Liste ist nicht abschliessend. Die aktuellen technischen und organisatorischen Maßnahmen von Luware finden Sie unter Luware Technische und Organisatorische Massnahmen und in den Luware Whitepapers von Luware Recording und Luware Nimbus.
Wenn Sie weitere Informationen über die Datensicherheitsmaßnahmen bei Luware erhalten möchten, wenden Sie sich bitte an compliance@luware.com zu Händen des Luware Datenschutzbeauftragten mit dem Betreff „TOM-Informationsanfrage“.
Die Luware AG verfügt über die Zertifizierungen ISO 9001 und ISO 27001. Weitere Informationen erhalten Sie unter compliance@luware.com zu Händen des Luware Datenschutzbeauftragten mit dem Betreff „ISO Zertifizierungsinformationen“.
An wen geben wir Ihre persönlichen Daten weiter?
Allgemeines. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist notwendig, um den Zweck zu erfüllen, für den die Daten erhoben wurden, z. B. zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen, zur Beantwortung Ihrer Anfragen, für unsere legitimen geschäftlichen Zwecke oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben. Personenbezogene Daten können an die unten aufgeführten Dritten weitergegeben oder von diesen verarbeitet werden, wenn dies für die oben genannten Zwecke und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen erforderlich ist. Diese Liste ist nicht abschliessend und es kann Umstände geben, unter denen wir personenbezogene Daten mit anderen Dritten teilen müssen.
- Luware Gruppengesellschaften. Luware AG und alle ihre Gruppengesellschaften können die personenbezogenen Daten untereinander austauschen. Diese Beziehung und der Umgang mit personenbezogenen Daten wird durch das Luware Intercompany Agreement geregelt, welches die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen der geltenden Gesetze sicherstellt. Die Weitergabe von Daten kann zu Zwecken des Nutzer-Supports, des Marketings, des technischen Betriebs, der Kontoverwaltung oder organisatorischer Angelegenheiten erfolgen.
- Luware Mitarbeiter. Alle Luware Mitarbeiter und, gegebenenfalls beauftragte Dritte, sind im Rahmen ihres Vertrags an strenge Vertraulichkeitsverpflichtungen gebunden. Dazu gehören auch einschlägige interne Richtlinien wie die Personalordnung, die IT-Sicherheitsvorschriften oder die Richtlinien für Fernarbeit.
- Luware autorisierte Reseller. Die autorisierten Reseller von Luware haben mit Luware einen Reseller-Vertrag abgeschlossen, der strenge Vertraulichkeitsverpflichtungen und die Verpflichtung zur Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze enthält. Diese Reseller können Onboarding durchführen, den Kunden Angebote unterbreiten und weitere Unterstützung leisten, die für die Nutzung unserer Services erforderlich ist.
- Lieferanten. Lieferanten unterstützen Luware bei ihrem allgemeinen internen Geschäftsbetrieb oder bei der Bereitstellung von Aspekten der Services. Unsere Lieferanten erhalten nur in dem Maße Zugang zu Informationen und persönlichen Daten unserer Nutzer, wie es für die Erbringung ihrer Dienstleistungen erforderlich ist, und unterliegen Vertraulichkeitsverpflichtungen gemäss ihren Dienstleistungsverträgen. Einige unserer wichtigsten derzeitigen Lieferanten sind: Microsoft (Kollaborationstool, Customer Relationship Management und Hosting-Infrastruktur); Salesforce (cloudbasiertes CRM-System; https://www.salesforce.com/de/company/privacy/); DocuSign (cloudbasierter elektronischer Dokumentensignaturdienst; https://www.docusign.de/unternehmen/datenschutz); Freshdesk (cloudbasierte Kundensupportdienste; https://www.freshworks.com/privacy/); Totango (cloudbasierte Kundenerfolgsplattform; Projektverfolgung; https://www.totango.com/privacy-policy); Chargify (cloudbasierte Zahlungslösung für Abonnementmanagement; https://www.chargify.com/privacy-policy/).
- Externe Personalvermittler und verwandte Organisationen, wie z. B. Drittanbieter, die in unserem Namen und im Namen anderer Gruppengesellschaften Hintergrundprüfungen von Mitarbeitern durchführen.
- Wirtschaftsprüfer, Anwälte, Buchhalter und andere professionelle Berater, die uns in Bezug auf die rechtmäßige und effektive Verwaltung unserer Organisation und in Bezug auf etwaige Streitigkeiten, in die wir verwickelt werden, beraten und unterstützen.
- Strafverfolgungsbehörden oder andere Regierungs- und Aufsichtsbehörden und -stellen oder andere Dritte, soweit dies nach den geltenden Gesetzen oder Vorschriften erforderlich ist. In bestimmten Situationen können Luware oder ihre Gruppengesellschaften verpflichtet sein, personenbezogene Daten als Reaktion auf rechtmäßige Anfragen von Behörden offenzulegen, einschließlich der Erfüllung von Anforderungen der nationalen Sicherheit oder der Strafverfolgung.
- Drittanbieter gemäss unserer Luware Cookie Notice
Wir gestatten unseren Dritten nicht, die persönlichen Daten für ihre Marketingzwecke oder für andere Zwecke als in Verbindung mit den Dienstleistungen, die sie für uns erbringen, zu verwenden.
Wo bewahren wir Ihre persönlichen Daten auf?
Allgemein. Die Daten werden in der Regel von Luware und ihren Gruppengesellschaften innerhalb des EWR, der Schweiz und des Vereinigten Königreichs verarbeitet. Die Schweiz und das Vereinigte Königreich wurden von der EU-Kommission als Länder außerhalb der EU und des EWR anerkannt, die ausreichende Garantien in Bezug auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 45 GDPR sicherstellen.
Daten auf Hosted Services. Daten, die wir im Zusammenhang mit unseren Hosted Services verarbeiten, werden in der Microsoft Azure Cloud gespeichert und verarbeitet. Der Standort der Microsoft Azure Cloud Instanz kann vom Kunden gewählt werden. Wir bieten derzeit die Standorte Schweiz, Deutschland und UK an. Luware Gruppengesellschaften Luware UK Limited, Luware Deutschland GmbH und Luware Poland Sp. z o.o dürfen diese Daten ausschließlich zur Erbringung von Support-, Fehlerbehebungs- und Wartungsleistungen für unsere Kunden verarbeiten. Weitere Informationen über die Verarbeitung von Kundendaten im Rahmen unserer Cloud-Services finden Sie in unseren Whitepapers Luware Recording und Luware Nimbus.
Cross-Border-Transfer. Bei der Übermittlung personenbezogener Daten aus dem EWR in Länder, für die kein gültiger Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt, werden wir unsere rechtlichen und behördlichen Verpflichtungen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten einhalten, einschließlich einer rechtmäßigen Grundlage für die Übermittlung personenbezogener Daten und der Einführung geeigneter Schutzmaßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau für die personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Wir werden angemessene Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen zu gewährleisten.
Wie lange werden Ihre persönlichen Daten gespeichert?
Generell. Die personenbezogenen Daten der Nutzer werden gelöscht, wenn der ursprüngliche Zweck der Verarbeitung nicht mehr gegeben ist. Luware bewahrt personenbezogene Daten so lange auf, wie dies erforderlich ist, um (i) geltende rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen, (ii) für rechtliche und prozessuale Zwecke, (iii) um genaue Finanzunterlagen und andere Aufzeichnungen zu führen, (iv) um Beschwerden zu bearbeiten, und (v) um vertragliche Vereinbarungen durchzusetzen. Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald diese Aufbewahrungspflichten nicht mehr gegeben sind.
Daten auf Hosted Services. Verfügbare Kundendaten in unseren Hosted Services werden standardmäßig nach Ablauf von 30 Tagen nach Beendigung einer Subskription gelöscht, es sei denn, es wurde etwas anderes zwischen Ihnen und Luware vereinbart oder Luware ist nach geltendem Recht verpflichtet, die Daten für einen längeren Zeitraum aufzubewahren.
Was sind Ihre Rechte?
Auskunftsrecht und Recht auf Zugang. Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Sie haben das Recht, Informationen über Ihre personenbezogenen Daten, die uns in elektronischer Form vorliegen, anzufordern und gegebenenfalls eine Berichtigung zu verlangen, wenn Ihre personenbezogenen Daten nicht aktuell oder unrichtig sind.
Recht auf Löschung. Sie haben das Recht, jederzeit von uns zu verlangen, dass wir Ihre uns zur Verfügung stehenden personenbezogenen Daten sicher und dauerhaft löschen. Bitte beachten Sie, dass Sie unsere Website oder Services möglicherweise nicht mehr nutzen können, wenn Sie die Löschung personenbezogener Daten verlangen, die für die Bereitstellung der Website oder Services erforderlich sind. Wenn Ihre personenbezogenen Daten für die Bereitstellung der Website oder Services nicht unbedingt erforderlich sind, können Sie verlangen, dass diese personenbezogenen Daten dauerhaft und sicher gelöscht werden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Sie können uns auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die uns zur Verfügung stehen, unter bestimmten Umständen zu „blockieren“ oder zu unterdrücken, z. B. wenn Sie die Richtigkeit dieser personenbezogenen Daten bestreiten oder wenn Sie sich dagegen wehren, dass wir sie für einen bestimmten Zweck verarbeiten. Dies bedeutet zwar nicht, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr speichern, aber wenn wir sie aufbewahren, werden wir Sie informieren, wenn wir eine Einschränkung aufheben, die wir für Ihre personenbezogenen Daten vorgenommen haben, um sie nicht weiter zu verarbeiten.
Recht auf Widerspruch. Sie können uns auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzustellen, und wir werden dies tun, wenn wir (i) uns auf unser eigenes oder das berechtigte Interesse eines Dritten berufen, um Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende rechtliche Gründe für die Verarbeitung nachweisen, oder (ii) Ihre personenbezogenen Daten für Marketingzwecke verarbeiten.
Recht auf Entzug der Einwilligung. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten mit Ihrer Einwilligung erhoben und verarbeitet haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung berührt weder die Rechtmäßigkeit der von uns vor Ihrem Widerruf durchgeführten Verarbeitung noch die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf der Grundlage anderer rechtmäßiger Verarbeitungsgründe als der Einwilligung erfolgt.
Gesetzliche Beschränkungen. In einigen Fällen werden Ihre Möglichkeiten, auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen oder sie zu kontrollieren, eingeschränkt, soweit dies nach geltendem Recht erforderlich oder zulässig ist.
Beschweren. Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen:
Anfragen
Anfrage der betroffenen Person (Data Subject Request). Wenn Sie Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten wünschen oder wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten löschen lassen möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an compliance@luware.com zu Händen des Luware Datenschutzbeauftragten mit dem Betreff „Data Subject Request“ sowie Ihrer Firmenreferenz und/oder Ihrem Namen. Ihr Antrag wird zu gegebener Zeit, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang eines solchen Antrags, bearbeitet. Sollte Luware nur der Datenverarbeiter Ihrer persönlichen Daten sein, wird Luware Ihre Anfrage so schnell wie möglich an den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen weiterleiten.
Hosted Data Anfrage. Einige unserer Services beinhalten die Verarbeitung von Daten im Namen unserer Kunden in Bezug auf unsere Hosted Services. Abgesehen von den begrenzten Umständen, die in dieser Datenschutzrichtlinie dargelegt sind, sind wir nicht der für die Verarbeitung dieser Daten Verantwortliche, da wir weder die Zwecke noch die Mittel der Verarbeitung bestimmen. Wenn Sie auf solche Daten zugreifen, sie korrigieren, aktualisieren, ändern oder löschen möchten oder wenn Sie nicht länger von einem unserer Kunden kontaktiert werden möchten, sollten Sie Ihre Anfrage direkt an den Kunden richten, der für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich ist. Wenn Sie uns auffordern, eine Anfrage zu bearbeiten, werden wir innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens antworten. Wenn Sie ein Kunde unserer Services sind und eine Anfrage im Namen einer betroffenen Persone im Zusammenhang mit Hosted Data stellen möchten, können Sie ein Ticket auf dem Support-Portal des betreffenden Services erstellen.
Anfragen zu Bedenken. Wenn Sie sonstige Bedenken bezüglich eines Aspekts unserer Datenschutzpraktiken haben, einschließlich der Art und Weise, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgegangen sind, können Sie eine E-Mail an compliance@luware.com zu Händen des Luware Datenschutzbeauftragten mit dem Betreff „Data Subject Request – Concern“ oder per Post an Luware AG, Datenschutzbeauftragter, Pfingstweidstrasse 102, 8005 Zürich Schweiz (Betreff „Data Subject Request – Concern“) senden.
Trusted Function. Sie haben die Möglichkeit, Bedenken zu äußern über (i) einen Verstoß gegen die geltenden Gesetze und Vorschriften, (ii) einen vermuteten Verstoß gegen die geltenden Gesetze und Vorschriften, oder (iii) andere Angelegenheiten oder Bedenken, die Sie uns mitteilen möchten und für die Sie keine anderen bestehenden Meldewege nutzen möchten. Zu diesem Zweck können Sie die Luware Trusted Function über compliance@luware.com zu Händen der Luware Trusted Function mit dem Betreff „Trusted Function – Concern“ kontaktieren. Der Bericht sollte nach Möglichkeit Folgendes enthalten: (i) eine Beschreibung des Anliegens, (ii) das Ereignis, den Verstoß und/oder den mutmaßlichen Verstoß, (iii) das Datum des Auftretens und/oder den Zeitraum des Auftretens, (iv) die beteiligten Parteien, und (v) sonstige Informationen wie Mitteilungen usw., die für die Bearbeitung des Falls hilfreich sein könnten.
Anonyme Ersuchen. Anliegen und Anfragen über die Trusted Function können anonym vorgebracht werden. Bitte verwenden Sie zu diesem Zweck keine E-Mail-Adresse, die in irgendeiner Weise auf Ihre Person schließen lässt, und geben Sie bei der Einreichung der Anfrage nicht Ihren echten Namen an.
Vertreter
Vertreter EU/EEA (Art. 27 GDPR): Luware Deutschland GmbH, Schlossstrasse 70, 70176 Stuttgart, Deutschland; Kontaktperson: Philipp Beck, Luware Group CEO und Geschäftsführer bei Luware Deutschland GmbH.
Vertreter Vereinigtes Königreich: Luware UK Limited, 70 Wapping Wall, London, E1W 3SS, Vereinigtes Königreich; Kontaktperson: Alexander Grafetsberger, Executive Director bei Luware UK Limited.
Anwendbares Recht und Gerichtsstand
Sofern dem keine zwingenden gesetzlichen Bestimmungen entgegenstehen, unterliegt diese Datenschutzrichtlinie dem materiellen Recht der Schweiz ohne weitere Bezugnahme auf die Kollisionsnormen und unter Ausschluss aller internationalen Übereinkommen. Alle Streitigkeiten, die sich aus oder im Zusammenhang mit dieser Datenschutzrichtlinie ergeben, unterliegen der Gerichtsbarkeit der zuständigen Gerichte im Kanton Zürich, Schweiz.
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Datenschutzrichtlinien (PDF | 7.November 2022)
