Microsoft Teams Compliance Recording: Ein unverzichtbares Tool für Unternehmen, die sich im Dickicht komplexer Vorschriften zurechtfinden müssen. Auf dieses Tool können Sie nicht verzichten – ganz gleich, ob Sie im Finanz- oder Gesundheitswesen oder in einer anderen Branche mit strengen Compliance-Standards tätig sind. Es erleichtert Ihnen die Erfassung, Speicherung und Analyse von MS Teams-Kommunikationen und gewährleistet die Einhaltung von Branchenvorschriften sowie den Schutz Ihres guten Rufs. Dieser Blogbeitrag bietet einen kurzen Überblick über die wichtigsten Faktoren.
Sind Sie bereit, Compliance Recording für MS Teams auszuprobieren?
Um Microsoft Teams Compliance Recording zu verstehen, ist es wichtig, genau zu wissen, was Compliance Recording beinhaltet. In Kürze: Compliance Recording bezeichnet den Prozess der Erfassung und Speicherung von Audio-, Video- und schriftlicher Kommunikation für rechtliche oder behördliche Zwecke. Dadurch wird sichergestellt, dass Unternehmen Branchenstandards einhalten, Streitigkeiten vermeiden und Transparenz gewährleisten.
Microsoft Teams Compliance Recording ist eine richtlinienbasierte, nativ integrierte Lösung, die alle Ihre Interaktionen in MS Teams erfasst, speichert und durchsucht, darunter Sprachanrufe, Videokonferenzen, Dateifreigaben, Bildschirmfreigaben und Chats. Dies erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und stellt sicher, dass alle Mitteilungen ordnungsgemäss aufgezeichnet und gespeichert werden. Um sicherzustellen, dass Sie die Datenschutz- und Sicherheitsstandards einhalten, sollten Sie eine von Microsoft zertifizierte Recording-Lösung wie Luware Recording in Betracht ziehen.
Microsoft bietet keine eigenständige Softwarelösung für Compliance Recording an. Stattdessen wurde ein Partner-Ökosystem entwickelt, um diese Funktion zu ermöglichen. Durch die Anwendung der Teams-Compliance-Richtlinien auf bestimmte User oder Gruppen innerhalb eines Unternehmens können Sie Anrufe, Meetings, Chats und Bildschirmfreigaben aufzeichnen, ohne dass zusätzliche Software auf den Geräten der User installiert werden muss.
Diese Richtlinien nutzen API-Integrationen, um Daten direkt aus dem Backend von Microsoft Teams zu erfassen und zu speichern.
Vorteile der Verwendung von Microsoft Teams Compliance Recording
Hauptmerkmale von Microsoft Teams Compliance Recording
Einheitliche, risikobasierte Aufzeichnung: Sorgen Sie für eine umfassende Abdeckung mit Microsoft-zertifizierten Aufzeichnungslösungen, die Interaktionen über alle Kommunikationskanäle hinweg erfassen.
Erweiterte Suche und Analyse: Einfache Suche, Wiedergabe und Analyse aufgezeichneter Interaktionen zur Identifizierung von Trends, zur Klärung von Compliance-Fragen und zur Unterstützung rechtlicher Untersuchungen.
Fortlaufende Chat-Erfassung: Erfassen und speichern Sie die fortlaufenden Chat-Nachrichten für eine vollständige Aufzeichnung von Teamgesprächen.
Bedingte Aufzeichnung: Definieren Sie bestimmte Regeln für die Aufzeichnung auf der Grundlage von Benutzerrollen, Abteilungen oder anderen Kriterien, um eine gezielte Erfassung relevanter Interaktionen sicherzustellen.
Diese Liste basiert auf Luware Recording. Die verfügbaren spezifischen Funktionen können je nach der von Ihnen gewählten Compliance-Aufzeichnungslösung eines Drittanbieters variieren.
Wenn Sie eine detailliertere Übersicht über die wichtigsten Funktionen der Compliance-Aufzeichnung wünschen, lesen Sie diesen Blogbeitrag.
Das Einrichten von Microsoft Teams Compliance Recording ist unkompliziert, doch es gibt einige wichtige Überlegungen, die für eine optimale Konfiguration zu beachten sind.
Lizenzanforderungen für Microsoft Teams Compliance RecordingHinweis: Für die Chat-Erfassung benötigen User zusätzlich die zugewiesene Lizenz Microsoft Data Loss Prevention.
Detaillierte Informationen zur Lizenzierung finden Sie in der Dokumentation von Microsoft:
Hinweis: Lizenzanforderungen können sich ändern.
Akzeptieren der Anforderungen für die Aufzeichnungsanwendung
Damit eine Azure-Bot-Anwendung an Anrufen oder Besprechungen von Usern teilnehmen kann, muss zunächst eine Azure-Anwendung erstellt werden oder, falls ein Drittanbieter beteiligt ist, müssen die Berechtigungen akzeptiert werden. Mit diesen Berechtigungen kann der Bot die Metadaten und den Medienstream direkt aus dem Microsoft Teams-Backend erfassen.
Konfiguration der Aufzeichnungslösung
Die Aufzeichnungssoftware des Drittanbieters muss so konfiguriert werden, dass sie Aufzeichnungen durch die konfigurierte Azure-Bot-Anwendung akzeptiert. Dadurch werden die Aufzeichnungen erfasst und die Compliance-Funktionen wie Suche und Wiedergabe, rollenbasierte Zugriffskontrolle und Richtlinien zur Datenaufbewahrung bereitgestellt.
Konfiguration und Zuweisung der Microsoft Teams-Compliance-Richtlinie
Als Nächstes müssen Sie eine Compliance-Richtlinie konfigurieren und sie den einzelnen Usern oder Benutzergruppen, die erfasst werden müssen, zuweisen. Auf diese Weise können Sie Compliance-Regeln wie «Fail-Close» durchsetzen, die die Kommunikation im Falle eines Aufzeichnungsfehlers verhindern, und Redundanzen wie die 2N-Aufzeichnung konfigurieren, die den Datenverkehr auf zwei separate regionale Aufzeichnungsgeräte dupliziert, um die Verfügbarkeit und finanzielle Compliance auf der Grundlage der spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens sicherzustellen.
Die Verwaltung der Compliance-Aufzeichnung in Microsoft Teams ist ein fortlaufender Prozess, der jedoch nicht kompliziert sein muss. Hier eine kurze Zusammenfassung:
Überprüfung und Audit der Richtlinien für die Compliance-Aufzeichnung
Die Richtlinien zur Compliance-Aufzeichnung werden in der Regel Azure Entra-Sicherheitsgruppen zugewiesen, um die Kommunikation aller User, die Mitglied einer solchen Gruppe sind, zu erfassen. Die Zuweisung von Richtlinien und die Mitgliedschaft von Usern sollte regelmässig überprüft werden, damit keine Compliance-Lücken entstehen. Die meisten Aufzeichnungslösungen von Drittanbietern synchronisieren ein und dieselbe Azure Entra-Gruppe, um die Synchronisierung mit dem Aufzeichnungssystem zu ermöglichen.
Ändern oder Hinzufügen neuer Aufzeichnungsrichtlinien
Viele Kunden verwenden dieselbe Microsoft Teams-Compliance-Richtlinie für viele Sicherheitsgruppen. Das Ändern oder Hinzufügen neuer Aufzeichnungsrichtlinien ist unkompliziert und erfordert nur grundlegende Kenntnisse von PowerShell. Es können zusätzliche Richtlinien oder Änderungen erforderlich sein, um Anpassungen wie Ansageeinstellungen und Fail-Close zu ermöglichen. Der Grossteil der Konfiguration wird jedoch von der Drittanbieter-Aufzeichnungslösung übernommen.
Wenn Unternehmen die verschiedenen Aspekte im Zusammenhang mit Speicherung und Zugriff verstehen, können sie sicherstellen, dass ihre Compliance-Aufzeichnungen effizient sind und im Einklang mit den relevanten Vorschriften stehen.
Abrufen und Überprüfen von Compliance-Aufzeichnungen
Ein Drittanbieter für Aufzeichnungen wird ein benutzerfreundliches Portal bereitstellen, das Such- und Abruffunktionen bietet. Dies ermöglicht das sichere Streaming von Audio- und Videodaten sowie den sicheren Zugriff auf Chat-Kommunikation. Zudem stehen Unternehmen alle erforderlichen Compliance-Funktionen zur Verfügung, um Datenschutz-, Sicherheits- und komplexe gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Speicheroptionen für Compliance-Aufzeichnungen
Archivierung und Aufbewahrung von Compliance-Aufzeichnungen
Die Aufzeichnungen werden sicher gespeichert und in Übereinstimmung mit den Branchenvorschriften und gesetzlichen Anforderungen für die gewählte Speicheroption so lange aufbewahrt, wie es erforderlich ist.
Um eine optimale Compliance mit den Aufzeichnungen in MS Teams sicherzustellen, wird dringend empfohlen, die folgenden bewährten Verfahren einzuhalten.
Wahl einer von Microsoft zertifizierten Lösung
Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, sollten Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens sorgfältig prüfen und eine von Microsoft zertifizierte Teams-Aufzeichnungslösung wie Luware Recording auswählen. Nutzen Sie die richtlinienbasierte Aufzeichnung, um nur die relevanten Interaktionen, die für Ihre regulatorischen Verpflichtungen erforderlich sind, zu erfassen.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Drittanbieter die Sicherheits- und Datenschutzstandards einhält.
Wenn Ihr Drittanbieter Software als Dienstleistung bereitstellt, ist es wichtig, dass Sie überprüfen, ob er die Datenschutz- und Sicherheitsstandards einhält. Achten Sie auf Akkreditierungen wie SOC2 Typ II und vergewissern Sie sich, dass er Ihre Verpflichtungen gemäss DORA erfüllt, wenn Sie in Europa ansässig sind.
Regelmässige Überprüfung der behördlichen Anforderungen und Aktualisierung der Aufzeichnungsrichtlinien
Halten Sie die Richtlinien zur Compliance-Aufzeichnung auf dem neuesten Stand. Überprüfen und aktualisieren Sie sie regelmässig, da sich die gesetzlichen Anforderungen laufend ändern. Durch regelmässige Audits lassen sich notwendige Änderungen leichter erkennen.
Trotz sorgfältiger Einrichtung können technische Probleme auftreten. Hier erfahren Sie, wie Sie einige häufige Probleme, die bei Microsoft Teams Compliance Recording auftreten können, beheben.
Lösung von Kommunikationsproblemen
Sollten nach der Aktivierung von Compliance-Richtlinien Probleme mit den Anrufaufbauzeiten auftreten, überprüfen Sie die Anforderungen von Microsoft-Firewall. Durch die Aktivierung von Compliance-Richtlinien wird der Medienfluss von Peer-to-Peer auf Fork über die Microsoft Cloud umgestellt. Die Richtlinien von Microsoft können bei der Lösung solcher Probleme eine gute Ausgangsbasis bieten.
Behebung von Problemen bei der Richtlinienzuweisung
Probleme bei der Richtlinienzuweisung sind häufig auf Benutzerlizenzen, Richtlinienkonfigurationen und Azure-Anwendungsberechtigungen zurückzuführen. Wenn Sie diese sorgfältig überprüfen, finden Sie in der Regel schnell den Übeltäter.
Bewältigung von Herausforderungen bei der Speicherung und Abfrage
Bei Speicher- und Abfrageproblemen sollten Sie mit Ihrem Lösungsanbieter zusammenarbeiten. Optimieren Sie Ihre Archivierungseinstellungen, überprüfen Sie die Aufbewahrungsrichtlinien und suchen Sie nach Lösungen für Probleme beim Portalzugriff.
Die Zukunft von Microsoft Teams Compliance Recording
Die Nachfrage nach robusten Lösungen für die Compliance-Aufzeichnung in Microsoft Teams wird mit der zunehmenden Verbreitung von Telearbeit und digitaler Zusammenarbeit weiter steigen. Wir rechnen mit Fortschritten in den Bereichen KI-gestützte Analyse, Echtzeitüberwachung und Integration mit einer breiteren Palette von Kommunikationsmodi. Lösungen werden sich weiterentwickeln, um mit den zunehmenden regulatorischen Anforderungen und dem Bedarf an ausgefeilteren Compliance-Management-Fähigkeiten Schritt zu halten.
Microsoft Teams Compliance Recording ist ein unverzichtbares Tool für die Einhaltung von Vorschriften, wenn Sie MS Teams in Ihrem Unternehmen nutzen. Die Einhaltung von Branchenvorschriften ist für die Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Microsoft Teams Compliance Recording bietet eine optimierte Lösung zur Erfassung und Verwaltung aller Arten von MS Teams-Kommunikation.
Denken Sie daran, dass die Einrichtung der Compliance-Aufzeichnung nur der erste Schritt ist. Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie klare Richtlinien für die Verwendung der Compliance-Aufzeichnung haben und das gesamte Team weiss, was erwartet wird. Mit ein wenig Planung und regelmässigen Kontrollen sind Sie auf dem besten Weg zu einer vollständig konformen Kommunikationsstrategie.